Vacature: Administratief secretarieel medewerker Drachten

Voor een overheidsinstantie in Drachten zijn wij op zoek naar een administratief secretarieel medewerker.

Taken:
Je primaire taak is het ondersteunen van de teamchef in de breedste zin van het woord.
Als administratief secretarieel medewerker ondersteun je in ieder geval bij het maken en vooruitplannen van afspraken. Je beheert de agenda, mailafhandeling en overige secretariële werkzaamheden van de teamchef. Agendabeheer voer je uit met een vooruitziende blik, je signaleert knelpunten en lost deze zelfstandig op. Besprekingen en vergaderingen bereid je logistiek voor (denk aan verspreiding van de stukken, boeken vergaderzaal, boeken catering, aanmelden en ophalen externe bezoekers) en daarnaast bewaak je de voortgang van de actiepunten en de daaraan gekoppelde correspondentie.

Bovendien sluit je bij de MT-overleggen aan (1x per 2 weken) om te notuleren en bewaak je de voortgang van de actiepunten en de daaraan gekoppelde correspondentie. Je bent het aanspreekpunt voor de in- en externe contacten en handelt inkomende gesprekken en binnenkomende post zelfstandig af. Je werkt in een complexe en vaak hectische omgeving, daarbij is het belangrijk dat je snel kunt handelen en inzicht hebt in soms gevoelige dossiers.

Werktijden:
32 uur per week, dagen en tijden in overleg. Minder uren is bespreekbaar.

Functie-eisen:
Jij bent een organisatietalent, hebt passie voor administratief werk en deinst niet terug als er veel werk op je af komt. Je kunt goed inspelen op wisselende werkomstandigheden. Aangezien je regelmatig veel zaken tegelijkertijd afhandelt, is het belangrijk dat je stressbestendig en flexibel bent.

Je werkt daarnaast nauwkeurig, gaat integer om met vertrouwelijke informatie en je kunt jezelf zowel mondeling als schriftelijk uitstekend uitdrukken. Notuleren gaat je gemakkelijk af. Je staat stevig in je schoenen en bent niet snel uit het veld geslagen. Verder leg je makkelijk contact en heb je een servicegerichte instelling.

Verder heb je:
– Mbo 3 werk- en denkniveau met bij voorkeur een administratieve/secretariële opleiding of relevante werkervaring op dit gebied;
– Ervaring met Microsoft-applicaties zoals Outlook, Word en Teams en de vaardigheid om je nieuwe applicaties snel eigen te maken;
– Een goede communicatie in woord en geschrift.

Reageren:
Deze vacature is bedoeld voor mensen met een Wajong-uitkering of een indicatie banenafspraak (doelgroepregister).
Heb je belangstelling voor deze functie, stuur dan je cv met een motivatiebrief naar Marry Prijs. Dat kan per mail naar mprijs@stambv.com. Vermeld bij je sollicitatie a.u.b. de naam en plaats van de vacature.